Kaffeekasse im Büro organisieren: Strichliste, Preise und Monatsabrechnung

Verbrauch, Kostenbeitrag und Zahlung sind drei verschiedene Dinge

Ist Verbrauch gleich Zahlung? Nein. Ein Strich ist eine Schuld, noch kein Geld. Solange nicht bezahlt wurde, liegt für diesen Kaffee nichts in der Kasse. Wer Striche und Bargeld vermischt, sucht am Monatsende nach einem Fehlbetrag, der in Wahrheit ein offener Beitrag ist. Den Unterschied zwischen einer Verbrauchsliste und einer Kasse beschreibt auch der Ratgeber Getränkeliste für Vereine erstellen.

Den Preis pro Tasse festlegen

Legt vorher fest, welche Kosten der Preis decken soll, zum Beispiel Bohnen, Milch und anteilig Filter und Entkalker. Stellt der Arbeitgeber die Maschine oder übernimmt er einen Teil der Kosten, rechnet ihr diesen Teil nicht ein. Die Formel: Preis pro Tasse = erwartete Kosten ÷ erwartete Tassen, sinnvoll gerundet.

Annahmen des Beispiels, keine Marktpreise: Für etwa 60 Tassen rechnet das Team mit 15,90 EUR für eine Packung Bohnen, 4,20 EUR für Milch und 3,90 EUR anteilig für Filter und Entkalker. Das sind 24,00 EUR ÷ 60 = 0,40 EUR pro Tasse. Ab dem 16. des Monats kostet die neue Bohnenpackung 18,90 EUR; damit ergeben sich 27,00 EUR ÷ 60 = 0,45 EUR pro Tasse.

Stichtag, Korrekturen und Preisänderungen organisieren

• Stichtag: Abgerechnet wird zum Monatsende. Striche nach dem Stichtag gehören in den nächsten Monat.
• Preisänderung: Ein neuer Preis gilt ab einem festen Datum und nur für Tassen ab diesem Datum. Beginnt deshalb bei einer Preisänderung eine neue Strichspalte oder ein neues Blatt. Alte Striche werden nicht rückwirkend mit dem neuen Preis bewertet.
• Korrekturen: Falsche Striche sichtbar kennzeichnen statt wegradieren. Korrekturen nur bis zu einem vereinbarten Termin annehmen, etwa bis zum dritten Arbeitstag des Folgemonats; spätere Korrekturen laufen als eigene Zeile in der nächsten Abrechnung.
• Zuständigkeit: Eine Person führt Kasse und Abrechnung, eine zweite zählt beim Kassensturz mit.

Wie du Striche in Fünfergruppen setzt und Korrekturen nachvollziehbar hältst, erklärt Strichliste richtig führen und auswerten.

Das Monatsbeispiel: fünf Personen, eine Preisänderung

Fiktives Beispiel mit Beispieldaten. Fünf Personen (A bis E) teilen sich eine Kaffeekasse. Preis: 0,40 EUR pro Tasse vom 1. bis 15., 0,45 EUR ab dem 16. des Monats. Die Striche wurden deshalb in zwei Spalten geführt.

Rechenweg für Person C: 20 × 0,40 = 8,00 EUR und 17 × 0,45 = 7,65 EUR, zusammen 15,65 EUR Kostenbeitrag. Gezahlt wurden 10,00 EUR, offen bleiben 5,65 EUR. Person A hat 0,60 EUR mehr gezahlt als verbraucht; das ist ein Guthaben, das in den nächsten Monat übertragen oder ausgezahlt wird. Es wird nicht einfach auf null gesetzt. Person B hat genau ihren Kostenbeitrag gezahlt.

Gegenprobe: Kostenbeiträge minus Zahlungen ergeben 53,00 − 46,10 = 6,90 EUR. Offene Beträge minus Guthaben ergeben 10,30 − 3,40 = 6,90 EUR. Beide Wege führen zum selben Ergebnis.

Kassenkontrolle: Was muss in der Kasse sein?

Offene Beträge gehören nicht in diese Rechnung. Die 10,30 EUR, die C und D noch schulden, liegen nicht in der Kasse. Wer sie mitrechnet, erwartet 22,60 EUR und hält den tatsächlichen Bestand von 12,30 EUR für einen Fehlbetrag. Stimmt der gezählte Bestand nicht mit dem Soll überein, notiere die Differenz mit Datum, statt Zahlen passend zu machen, und prüfe Belege und Einzahlungen.

Deckt der Preis die Kosten? Das ist eine dritte, getrennte Frage. Die Kostenbeiträge des Monats (53,00 EUR) liegen 6,70 EUR über den Ausgaben (46,30 EUR). Ein solcher Überschuss kann zum Beispiel daran liegen, dass noch Bohnen im Schrank stehen. Erst über mehrere Monate zeigt sich, ob der Preis angepasst werden sollte.

Leere Vorlage für die Monatsabrechnung

Die drei Tabellen bilden zusammen eine Monatsabrechnung. Rechenregeln: Kostenbeitrag = Tassen × Preis je Spalte, beide Spalten addiert. Ist der Kostenbeitrag höher als die Zahlungen, steht die Differenz unter „offen“, sonst unter „Guthaben“. Soll-Endbestand = Anfangsbestand + Zahlungen − Ausgaben. Zum Ausdrucken wählst du im Druckdialog nur die Seiten mit der Vorlage.

Die Striche digital führen

Statt eines Zettels an der Maschine kann das Team die Getränkeliste von TeamCounter nutzen, ein Werkzeug des Betreibers dieser Website. Sie rechnet je Zeile Anzahl × Preis pro Eintrag und zeigt eine Gesamtsumme. Für die Kaffeekasse heißt das:

• Eine Zeile je Person und Preis, zum Beispiel „A – Kaffee“ mit 0,40. Den Preis einer Zeile änderst du über „Bearbeiten“ (bei Online-Listen mit dem Verwaltungslink); die Menge bleibt dabei erhalten. Gilt ein neuer Preis erst ab einem Stichtag, legst du dafür neue Zeilen an, etwa „A – Kaffee ab 16.“ mit 0,45.
• Mehrere Zeilen derselben Person fasst das Werkzeug nur zusammen, wenn du sie dieser Person ausdrücklich zuordnest; die Personenübersicht zeigt dann den Betrag je Person. Ohne Zuordnung addierst du den Kostenbeitrag je Person selbst, zum Beispiel in der Vorlage oben.
• Zahlungen, offene Beträge und den Kassenbestand erfasst die Getränkeliste nicht. Diese Teile der Abrechnung bleiben in deiner Tabelle.
• Mit „CSV exportieren“ sicherst du den Stand zum Stichtag als Datei. Worauf du beim Öffnen in einer Tabellenkalkulation achten solltest, erklärt CSV prüfen, in einer Tabelle weiterarbeiten und als PDF drucken.

Die Bedienung Schritt für Schritt zeigt Eine Getränkeliste mit Preisen führen; allgemeine Muster für Getränke-Strichlisten stehen auf der Vorlagenseite.

Grenzen: keine Buchhaltung und keine Zahlungsabwicklung

Beispiel und Vorlage sind eine organisatorische Arbeitshilfe für eine freiwillige Kaffeekasse im Team. Sie ersetzen kein Kassenbuch und keine Buchhaltung, und weder die Vorlage noch TeamCounter wickeln Zahlungen ab. Ist der Arbeitgeber beteiligt, etwa weil er Kaffee bezahlt oder Einnahmen verbucht, klärt die Abrechnung mit der zuständigen Stelle im Unternehmen. Bankverbindungen und andere Zahlungsdaten gehören nicht in eine geteilte Liste.

Alle Personen, Preise und Beträge dieses Artikels sind Annahmen für ein fiktives Beispiel. Die Funktionsangaben zur Getränkeliste entsprechen dem Stand vom 25. September 2026.